bevezető - az ügyfél/igény

Megbízónk egy több cégből álló cégcsoportban vált meghatározó tulajdonossá. A cégcsoport egyes tagvállalatai különböző, elsősorban média, kiadói, online/offline marketing és kreatív illetve nyomdai tevékenységeket végeznek. A cégcsoporton belül a befektetés végrehajtását megelőzően nem voltak controlling funkciók, valamint erre épülő vezetői információs rendszer és tulajdonosi riporting.

Az új többségi tulajdonos célja és elvárása volt, hogy a cégcsoport gazdasági teljesítményéről és pénzügyi státuszáról átfogó, rendszeres tájékoztatást kapjon, valamint az egyes vállalatokon túlmenően az üzletágak, vagy akár projektek szintjén is kimutatható legyen a tevékenység eredménye és ez alapján beavatkozási lehetőség legyen a gazdálkodási folyamatokba mind a tulajdonosnak, mind az operatív vezetésnek, amennyiben problémát észlel. További elvárás volt, hogy az egyes közép és cégvezetők gazdálkodási tudatossága javuljon, vagyis a vezetői feladataikat az általuk irányított cég, üzletág gazdasági teljesítményének folyamatos nyomon követése és kiértékelése mellett, tudatosan végezzék.

A megbízás teljesítés során egy komplex, több mérföldkőből álló projektet valósítottunk meg, amely magába foglalt három jól elkülöníthető szakaszt:

1. tulajdonosi és vezetői igények, valamint a cégcsoport működési sajátosságainak felmérése
2. a controlling és riporting teljeskörű koncepció kidolgozása és jóváhagyatása
3. a tényleges riportrendszer kiépítése, controlling eszköztár fejlesztése

---

elért eredmények

A projekt eredményeként kialakításra került egy negyedéves és havi rendszerességű információkat biztosító riporting rendszer, ezáltal a tulajdonos valamint az operatív vezetők folyamatosan tájékozódtak a cégcsoport teljesítményéről, az aktuális pénzügyi státuszról, valamint az eredmények várható alakulásáról. Ennek köszönhetően az új tulajdonosnak sikerült beazonosítani a veszteséges tevékenységeket és ezek átalakításával (adott esetben megszüntetésével) a cégcsoport jövedelmezősége jelentősen javult.

A projekt megvalósítása során törekedtünk rá, hogy az adott körülmények és a cég sajátosságait figyelembe vevő, lehető leghatékonyabb megoldást javasoljuk és valósítsuk meg: a kiépített controlling funkciók és riporting rendszer nem igényelték új ERP / könyvelési rendszer bevezetését, kizárólag meglevő rendszerre épültek, illetve kisebb saját fejlesztéseket hajtottunk végre (pl. munkaidő nyilvántartás). A controlling rendszer üzemeltetését, a havi riportok elkésztését külső szakértőként támogattuk, így a cégcsoport HR kapacitásait sem kellett növelni a bevezetésre került riporting miatt.

---

a projekt megvalósítása

Első lépésben az igények és működési sajátosságok felmérését végeztük el, amely az alábbiakra terjedt ki:

• interjúkat folytattunk a tulajdonossal, vezetőkkel és operatív munkatársakkal, valamint elemeztük a cég beszámolóit, főkönyvi kivonatait stb
• megvizsgáltuk a cégcsoport tevékenységeit és azok sajátosságait, pl. bevételi és költségszerkezet, fix/változó költségek aránya és jellemzői, projektek és folyamatos bevételek, értékesítési csatornák és beszerzési források
• továbbá felmértük a tulajdonosok és vezetők által meghatározott elvárásokat: (i) milyen mélységű adatokat, milyen rendszerességgel szeretnének látni, (ii) különböző vezetői szintek (tulajdonos, operatív menedzsment) igényeinek differenciálása
• ezt követően megvizsgáltuk, hogy a jelenlegi könyvelési rendszer és alkalmazott számviteli folyamatok milyen típusú adatokat szolgáltatnak, azok milyen rendszerességgel állnak elő és milyen a minőségük, megbízhatóságuk

A controlling és riporting koncepció elkészítése során a felmérési fázisban szerzett tapasztalatokra építve kidolgoztuk a rendszer elemeit koncepcionális és folyamati szinten az alábbiak szerint:

• a tulajdonosi és felsővezetői riportingra vonatkozó koncepcionális javaslat: a cégcsoport működési és gazdálkodási sajátosságai alapján releváns riport tartalmi elemek és az egyes kimutatások struktúrájának meghatározása, a különböző riport típusok gyakorisága, riportolása formája
• a riportinghoz szükséges controlling funkciók és metódusok meghatározása
• alapvető bevétel- és költségelszámolási egységek (szervezeti egységek, projekt kódok stb.) definiálása
• ezen egységek hierarchiájának és kapcsolati rendszerének kialakításával az üzletági (profitcentrum szintű) eredménykimutatás lehetőségének megteremtése
• eredménykimutatás struktúrájának kialakítása, három különböző eredmény szint meghatározása és az ehhez szükséges változtatások a főkönyvi számlatükör struktúrában
• egyes projektek és üzletágak eredményességének méréséhez szükséges költség felosztási metódusok
• számviteli, havi zárási folyamatok átalakítására vonatkozó javaslatok, amelyek alapján biztosítható lett, hogy riporting rendszer megbízható, naprakész adatokkal dolgozzon
• controlling szempontból kiemelt folyamat elemek meghatározása, új folyamatelemek definiálása és meglevők javítását célzó javaslatok (pl. számlaigazolás, üzleti tervezés)
• a szükséges felelősségi körök, feladatok és határidők kialakítása (pl. mely szakterületek milyen adatszolgáltatási felelősséggel rendelkeznek, a riportinghoz szükséges adatokat milyen formában és határidővel kötelesek megadni)
• a vezetői riportinghoz szükséges, főkönyvi adatokon kívüli további adatforrások, nyilvántartási eszközök definiálása (pl. egységes megrendelés és munkaidő nyilvántartás)

A koncepció egyeztetését és elfogadását követően a javasolt riporting eszközöket lefejlesztettük és bevezettük:

• riport tábla struktúrák kialakításra kerültek MS Excel környezetben, amely tartalmazott különböző eredménykimutatás nézeteket (cégcsoport, cég, üzletági eredmények), projekt portfolió fedezet elemzést, vevői és szállítói kimutatásokat, KPI riportokat, cash-flow kimutatások
• a riportok automatizálása és riportok előállításának gyorsítása érdekében kialakításra került egy SQL Server alapú „controlling adattárház”, amelybe a főkönyvi és egyéb kiegészítő adatok kerültek be a szükséges átalakításokat követően
• az Excel alapú riporttáblák és az adattárház között kialakítottuk az adatkapcsolat interfészeket, így a riportok automatikusan generálódtak
• a riport adattárház a főkönyvi rendszerrel összekötésre került, így a könyvelési adatok szintén automatikusan kerültek a rendszerbe
• az elkészült riporting rendszer tesztelését éles helyzetben végeztük: a megbízás részeként elkészítettük a cégcsoport szintű tárgyhavi riportokat

---

bevezetett eszközök és controlling folyamatok

A projekt során a kialakított kontrolling koncepció részeként kidolgoztunk különböző árazási, költségfelosztási, belső elszámolási metódusokat, amelyet a cég a napi működése és a riporting rendszer üzemeltetése során egyaránt használt. Néhány ezek közül, a teljesség igénye nélkül: