controlling és vezetői riporting

teljesítménymérés, hatékonyságnövelés és előrejelzés

controlling, riporting

controlling szolgáltatások

Átfogó rendszerfejlesztés, amely a szakmai koncepció és folyamatok kialakítására, valamint a riporting és előrejelző rendszer fejlesztésére is kiterjed.

controlling esettanulmány

esettanulmány

controlling rendszer tervezése és implementációja tulajdonosváltást követően több égből álló, média/kiadói/marketing tevékenységet végző cégcsoportnál

controlling szolgáltatásaink, tevékenységünk

segítünk a cég, üzletág teljesítményének mérhetővé tételében és az ezekkel kapcsolatos riporting optimalizálásában, automatizálásában

  • controlling rendszer átfogó koncpeció
  • cégcsoport, holding, üzletági controlling kialakítása
  • vezetői riporting megtervezése, riportok fejlesztése
  • üzleti tervezés implementálása és integrálása
  • fedezetszámítás, költségfelosztás
  • költségviselők, controlling dimenziók definiálása
  • adattárház és riporting eszközök fejlesztése
  • ERP rendszerbeveztés támogatása

esettanulmány

controlling rendszer kialakítása média/kiadó/marketing cégcsoportnál

bevezető - az ügyfél/igény

Megbízónk egy több cégből álló cégcsoportban vált meghatározó tulajdonossá. A cégcsoport egyes tagvállalatai különböző, elsősorban média, kiadói, online/offline marketing és kreatív illetve nyomdai tevékenységeket végeznek. A cégcsoporton belül a befektetés végrehajtását megelőzően nem voltak controlling funkciók, valamint erre épülő vezetői információs rendszer és tulajdonosi riporting.

Az új többségi tulajdonos célja és elvárása volt, hogy a cégcsoport gazdasági teljesítményéről és pénzügyi státuszáról átfogó, rendszeres tájékoztatást kapjon, valamint az egyes vállalatokon túlmenően az üzletágak, vagy akár projektek szintjén is kimutatható legyen a tevékenység eredménye és ez alapján beavatkozási lehetőség legyen a gazdálkodási folyamatokba mind a tulajdonosnak, mind az operatív vezetésnek, amennyiben problémát észlel. További elvárás volt, hogy az egyes közép és cégvezetők gazdálkodási tudatossága javuljon, vagyis a vezetői feladataikat az általuk irányított cég, üzletág gazdasági teljesítményének folyamatos nyomon követése és kiértékelése mellett, tudatosan végezzék.

A megbízás teljesítés során egy komplex, több mérföldkőből álló projektet valósítottunk meg, amely magába foglalt három jól elkülöníthető szakaszt:
  1. tulajdonosi és vezetői igények, valamint a cégcsoport működési sajátosságainak felmérése
  2. a controlling és riporting teljeskörű koncepció kidolgozása és jóváhagyatása
  3. a tényleges riportrendszer kiépítése, controlling eszköztár fejlesztése

elért eredmények

A projekt eredményeként kialakításra került egy negyedéves és havi rendszerességű információkat biztosító riporting rendszer, ezáltal a tulajdonos valamint az operatív vezetők folyamatosan tájékozódtak a cégcsoport teljesítményéről, az aktuális pénzügyi státuszról, valamint az eredmények várható alakulásáról. Ennek köszönhetően az új tulajdonosnak sikerült beazonosítani a veszteséges tevékenységeket és ezek átalakításával (adott esetben megszüntetésével) a cégcsoport jövedelmezősége jelentősen javult.

A projekt megvalósítása során törekedtünk rá, hogy az adott körülmények és a cég sajátosságait figyelembe vevő, lehető leghatékonyabb megoldást javasoljuk és valósítsuk meg: a kiépített controlling funkciók és riporting rendszer nem igényelték új ERP / könyvelési rendszer bevezetését, kizárólag meglevő rendszerre épültek, illetve kisebb saját fejlesztéseket hajtottunk végre (pl. munkaidő nyilvántartás). A controlling rendszer üzemeltetését, a havi riportok elkésztését külső szakértőként támogattuk, így a cégcsoport HR kapacitásait sem kellett növelni a bevezetésre került riporting miatt.

a projekt megvalósítása

Első lépésben az igények és működési sajátosságok felmérését végeztük el, amely az alábbiakra terjedt ki:
  • interjúkat folytattunk a tulajdonossal, vezetőkkel és operatív munkatársakkal, valamint elemeztük a cég beszámolóit, főkönyvi kivonatait stb
  • megvizsgáltuk a cégcsoport tevékenységeit és azok sajátosságait, pl. bevételi és költségszerkezet, fix/változó költségek aránya és jellemzői, projektek és folyamatos bevételek, értékesítési csatornák és beszerzési források
  • továbbá felmértük a tulajdonosok és vezetők által meghatározott elvárásokat: (i) milyen mélységű adatokat, milyen rendszerességgel szeretnének látni, (ii) különböző vezetői szintek (tulajdonos, operatív menedzsment) igényeinek differenciálása
  • ezt követően megvizsgáltuk, hogy a jelenlegi könyvelési rendszer és alkalmazott számviteli folyamatok milyen típusú adatokat szolgáltatnak, azok milyen rendszerességgel állnak elő és milyen a minőségük, megbízhatóságuk
A controlling és riporting koncepció elkészítése során a felmérési fázisban szerzett tapasztalatokra építve kidolgoztuk a rendszer elemeit koncepcionális és folyamati szinten az alábbiak szerint:
  • a tulajdonosi és felsővezetői riportingra vonatkozó koncepcionális javaslat: a cégcsoport működési és gazdálkodási sajátosságai alapján releváns riport tartalmi elemek és az egyes kimutatások struktúrájának meghatározása, a különböző riport típusok gyakorisága, riportolása formája
  • a riportinghoz szükséges controlling funkciók és metódusok meghatározása
  • alapvető bevétel- és költségelszámolási egységek (szervezeti egységek, projekt kódok stb.) definiálása
  • ezen egységek hierarchiájának és kapcsolati rendszerének kialakításával az üzletági (profitcentrum szintű) eredménykimutatás lehetőségének megteremtése
  • eredménykimutatás struktúrájának kialakítása, három különböző eredmény szint meghatározása és az ehhez szükséges változtatások a főkönyvi számlatükör struktúrában
  • egyes projektek és üzletágak eredményességének méréséhez szükséges költség felosztási metódusok
  • számviteli, havi zárási folyamatok átalakítására vonatkozó javaslatok, amelyek alapján biztosítható lett, hogy riporting rendszer megbízható, naprakész adatokkal dolgozzon
  • controlling szempontból kiemelt folyamat elemek meghatározása, új folyamatelemek definiálása és meglevők javítását célzó javaslatok (pl. számlaigazolás, üzleti tervezés)
  • a szükséges felelősségi körök, feladatok és határidők kialakítása (pl. mely szakterületek milyen adatszolgáltatási felelősséggel rendelkeznek, a riportinghoz szükséges adatokat milyen formában és határidővel kötelesek megadni)
  • a vezetői riportinghoz szükséges, főkönyvi adatokon kívüli további adatforrások, nyilvántartási eszközök definiálása (pl. egységes megrendelés és munkaidő nyilvántartás)
A koncepció egyeztetését és elfogadását követően a javasolt riporting eszközöket lefejlesztettük és bevezettük:
  • riport tábla struktúrák kialakításra kerültek MS Excel környezetben, amely tartalmazott különböző eredménykimutatás nézeteket (cégcsoport, cég, üzletági eredmények), projekt portfolió fedezet elemzést, vevői és szállítói kimutatásokat, KPI riportokat, cash-flow kimutatások
  • a riportok automatizálása és riportok előállításának gyorsítása érdekében kialakításra került egy SQL Server alapú „controlling adattárház”, amelybe a főkönyvi és egyéb kiegészítő adatok kerültek be a szükséges átalakításokat követően
  • az Excel alapú riporttáblák és az adattárház között kialakítottuk az adatkapcsolat interfészeket, így a riportok automatikusan generálódtak
  • a riport adattárház a főkönyvi rendszerrel összekötésre került, így a könyvelési adatok szintén automatikusan kerültek a rendszerbe
  • az elkészült riporting rendszer tesztelését éles helyzetben végeztük: a megbízás részeként elkészítettük a cégcsoport szintű tárgyhavi riportokat

bevezetett eszközök és controlling folyamatok

A projekt során a kialakított kontrolling koncepció részeként kidolgoztunk különböző árazási, költségfelosztási, belső elszámolási metódusokat, amelyet a cég a napi működése és a riporting rendszer üzemeltetése során egyaránt használt. Néhány ezek közül, a teljesség igénye nélkül:

üzletági és projekt fedezet számítás, utókalkuláció

két szintű (közvetlen, üzemi szintű) fedezetszámítás kalkulációs sémájának meghatározása a fix/változó illetve közvetlen/közvetett költségek figyelembe vételével, továbbá a kapcsolodó költségfelosztási módszertan kidolgozása (pl. költségfelosztási mely naturáliák, mutatók definiálása)

költségfelosztási módszertan

az egyes költségcsoportok, üzleti sajátosságok szerint különböző módszertanok kerültek kialakításra: projekt HR költségek munkaidő nyilvántartás alapján, más estekben jellemzően létszám vagy egyéb mutató arányában

árazási kalkuláció, előkalkulációs munkalap

egyes szolgáltatás típusok árazási metódusa, egységárai valamint komplexebb projektekhez előkalkulációs munkalap készült a projektek pénzügyi tervezése érdekében

új munkaszám / projektkód struktúra

a korábbi "futó" sorszámos kódrendszer helyett egy strukturált (beszédes és metaadatokkal ellátott) rendszer kialakítása, amely lehetővé tette a projekt és üzetág szintű csoportos elemzések elvégzését

belső elszámolások rendszere

egyes üzletágak, tagvállalatok közötti transzferárak, elszámolás gyakorisága, módszere különböző szolgáltatások esetén, az elszámoláshoz szükséges dokumentáció és nyilvántartások köre, felelősök


kapcsolatfelvétel

ha kérdések van, lépj velünk kapcsolatba!